Ce que cela signifie

8L’AIFE est en charge des évolutions et du maintien en condition opérationnelle du Système d’Information Chorus, ce qui signifie :

• traiter les sollicitations ministérielles et suivre les niveaux de services du fonctionnement permanent applicatif et technique ;
• maintenir un dialogue avec les supports ministériels et contractualiser dans le cadre de conventions de services avec les ministères ;
• maintenir un dialogue avec les Directions des Systèmes d’Information (DSI) ministérielles et la Direction Interministérielle du Numérique et des Systèmes d’Information et de Communication (DINSIC) ;
• piloter l’exploitation du SI Chorus en collaboration avec le Centre d’Exploitation Chorus (CEC) de la DGFiP ;
• optimiser la maîtrise des risques relatifs à la sécurité et aux habilitations ;
• recenser, analyser les demandes d’évolution et permettre aux ministères de les prioriser ;
• piloter l’analyse des anomalies remontées par les utilisateurs, tester les correctifs puis piloter leur mise en production ;
• assurer la conception et le développement des évolutions, leur recette puis piloter leur mise en production ;
• surveiller l’intégration des flux dans Chorus ;
• communiquer auprès des utilisateurs en cas d’incident ou d’indisponibilité d’un composant du SI Chorus.

9Fin décembre 2015, 22 161 utilisateurs étaient déclarés dans Chorus Cœur et 34 516 utilisateurs étaient activés dans Chorus Formulaires, soit un total de 56 677 utilisateurs.

10Pendant la période de la fin de gestion, plus de 12 200 utilisateurs se sont connectés à Chorus Cœur certains jours, avec des pics à plus de 8 000 utilisateurs simultanés.

11Concernant Chorus Formulaires, la pointe de connexion a été de 9 000 utilisateurs connectés dans la même journée.

12En matière de dépenses, Chorus a permis de régler en 2015 plus de 9,5 millions d’actes de dépenses pour un montant des paiements de plus de 264 milliards d’euros.

13Plus de 823 000 nouveaux bons de commande ont pour cela été saisis dans Chorus, de même que près de 864 000 nouveaux marchés.

14En matière de recettes non fiscales, ce sont environ 1,4 million de titres de perception qui ont été traités en 2015, pour un montant total des émissions de près de 10,8 milliards d’euros.

15Dans le même temps, 4,7 millions de formulaires ont été créés en 2015 grâce à l’application Chorus Formulaires.

16S’agissant de l’infocentre, 1 168 utilisateurs se connectent en moyenne chaque jour, et plus de 10 millions de restitutions ont été exécutées en 2015, essentiellement des restitutions budgétaires, qui représentent à elles seules près de 85 % de l’activité de l’infocentre.

17Enfin, en moyenne, le système d’échanges Chorus traite, quant à lui, 1 800 flux par jour, avec des pics pouvant aller parfois jusqu’à 3 000 flux quotidiens. 90 % des flux sont traités en moins de 24 heures.

Le support

18Le dispositif de support est au cœur du maintien en condition opérationnelle du Système d’Information Chorus, au bénéfice de tous les utilisateurs. Une convention de services ministérielle a été formalisée afin de permettre la professionnalisation des relations entre les différents acteurs intervenant au sein de la chaîne de support Chorus.

19Ce support est composé de plusieurs niveaux : les supports de niveau 0 et 1, sous la responsabilité opérationnelle directe des ministères, et les supports de niveau 2 et 3, sous la responsabilité de l’AIFE.

20Depuis le 1^er juillet 2011, les activités de support et de maintenance récurrentes du Système d’Information Chorus ont été confiées à un prestataire extérieur. Cette prestation est réalisée depuis un centre de services situé en région. L’AIFE en assure le pilotage depuis ses bureaux en région parisienne.

La disponibilité de Chorus en 2015

21Les indicateurs rapportés ci-dessous donnent une vision synthétique de l’année 2015.

La montée de version SAP

22En 2015, la montée de version du cœur du progiciel SAP était incontournable pour assurer une bonne continuité de la maintenance de Chorus par l’éditeur allemand.

23Le projet avait démarré dès juin 2014. La mise en production effective s’est parfaitement déroulée, comme prévu, le 16 juillet 2015.

24Afin d’en tirer le meilleur parti, deux objectifs fonctionnels étaient recherchés :

• l’abandon, autant que possible, des quelques développements spécifiques réalisés autour de SAP à l’origine de Chorus, avec en cible un retour au standard du progiciel (bonne pratique) ;
• la mise en place de nouvelles fonctionnalités et d’évolutions.

25Dans une approche sans changement majeur fonctionnel, les travaux de conception ont cependant permis la prise en compte de fonctionnalités introduites par la nouvelle version du standard SAP (ajustement à la marge de certains processus et modifications de type ergonomique).

26Les travaux de conception ont également mis en exergue un impact positif sur le processus métier, avec la réalisation de certaines évolutions, en particulier une meilleure traçabilité des changements sur les engagements juridiques, ainsi que la dérivation de la nature budgétaire sur les pièces de charges à payer.

Les autres évolutions

27Les travaux liés à la montée de version SAP ont entraîné une période de gel des évolutions et une charge des équipes moins propice à la prise en charge d’autres demandes d’évolutions. Cependant, la majorité des demandes initiées lors du cycle interministériel des évolutions de fin 2014 (cycle 5) ont tout de même pu être réalisées et mises en production durant l’année 2015.

28Une répartition des domaines sur lesquels portent ces évolutions montre un déplacement, entre 2014 et 2015, du cœur Chorus vers des évolutions liées au système d’échange ou aux environnements techniques :

29Quant aux évolutions plus techniques, elles ont concerné en 2015 aussi bien la construction d’environnements nécessaires aux projets, que le maintien en condition opérationnelle des environnements existants (installation des nouvelles versions, amélioration de la supervision, des sauvegardes…).

30En 2015, une grande partie de ces évolutions techniques a été consacrée aux projets devant aboutir en 2016, notamment la montée de version du système d’échange et la construction de Chorus Pro.

31Enfin, le cycle 6 des demandes d’évolutions a été déroulé durant l’année 2015. Tout au long de l’année, les demandes d’évolutions émanant des ministères ou des groupes thématiques (achats et pilotage budgétaire) ont ainsi été instruites. Lors du comité interministériel des évolutions qui s’est tenu fin 2015, les demandes à réaliser ont été choisies par les ministères. 30 demandes ont finalement été retenues par les ministères pour ce cycle et seront mises en œuvre durant l’année 2016.

Bilan 2015 et perspectives

41Durant l’année 2015, les contrats de progrès avec les ministères de la Défense, de l’Intérieur et des Affaires étrangères ont été revus pour tenir compte des nouveaux projets ministériels et des évolutions du SI Chorus.

42Le périmètre des applications ministérielles interfacées à Chorus s’est élargi :

• les systèmes d’informations logistiques COMP@S (Mise en condition opérationnelle aéronautique) et SILICIUM (stocks de la Direction Interarmées des Réseaux d’Infrastructure et des Systèmes d’Information) du ministère de la Défense sont désormais raccordés à Chorus sur l’ensemble des flux d’achat et de stocks ;
• les engagements juridiques et pièces justificatives liés aux subventions accordées aux associations de la direction de la jeunesse, de l’éducation populaire et de la vie associative (ministère de la Ville, de la Jeunesse et des Sports) sont transmis à Chorus de manière dématérialisée au travers de l’interface mise en place avec l’application OSIRIS ;
• le portail de prestations OPALE mis en place par le ministère de la Défense dans le cadre du contrat de partenariat public-privé Grand Balard, dialogue avec le SI Chorus sur les flux de paiement.

43Les travaux d’urbanisation comptable, destinés à raccorder progressivement à Chorus les applications du SIFE remettantes en comptabilité, selon des modalités de type « Compte-rendu d’événements de gestion », ont été conduits avec succès sur deux chantiers importants :

• le Système d’Information de l’Agence France Trésor (SIFT) qui gère la trésorerie et la dette de l’État ;
• et la nouvelle application de gestion des avances aux collectivités locales (SLAM) de la Direction Générale des Finances Publiques.

44L’AIFE a par ailleurs engagé un certain nombre de travaux dans la perspective d’étendre le périmètre organisationnel de Chorus à de nouveaux acteurs.

45La loi du 21 février 2014 de programmation pour la ville et la cohésion urbaine a entraîné le transfert des activités de l’Agence nationale pour la Cohésion Sociale et l’Égalité des chances (Acsé) à l’État. En conséquence, les crédits du programme 147 - Politique de la Ville, ont désormais vocation à s’exécuter dans Chorus à compter du 1^er janvier 2016. Des travaux ont été entrepris en 2015 par l’AIFE en vue de préparer cette échéance (raccordement de l’application de gestion des subventions GISPRO de l’Acsé, préparation de la bascule des dossiers et du déploiement).

46Par ailleurs, des travaux de cadrage ont été conduits avec la Direction de l’Information Légale et Administrative (DILA) en vue d’instruire la faisabilité de gérer à terme les dépenses et recettes du budget annexe au sein du SI Chorus (voir ci-après).

47Les travaux se poursuivront sur l’année 2016, autour de la zone Finances, et auront vocation à s’étendre à d’autres zones connexes. Compte tenu des projets en cours avec France Domaine sur la zone Immobilier de l’État (projet Chorus CI, voir ci-après) et des réflexions engagées par la Direction des Achats de l’État (DAE) autour des processus métiers Achats en lien avec les processus budgétaires et comptables, il est important de disposer d’une vision globale permettant d’analyser les différents besoins, selon une logique d’urbanisation des systèmes d’information.

Le portail Diapason

51Outil essentiel en matière d’accompagnement des ministères, Diapason est le portail collaboratif de tous les utilisateurs de Chorus depuis 2010. Il a fait l’objet d’une refonte ergonomique durant l’année 2015.

52Portail à vocation interministérielle construit et animé par l’AIFE, Diapason offre aux utilisateurs de Chorus la documentation nécessaire à l’appréhension des changements au sein de l’outil ou dans les procédures, en mettant ceux-ci en regard des enjeux métiers sous-jacents.

53Diapason rassemble surtout les utilisateurs ayant un intérêt commun sur une thématique, au moyen d’espaces communautaires interactifs, d’espaces documentaires, d’une plateforme d’échanges, d’un espace de formation et d’une base de connaissances des règles, usages et bonnes pratiques liés à Chorus.

54Ce portail extranet, accessible uniquement aux agents de l’État, favorise ainsi l’interactivité, les questionnements et la capitalisation. Diapason se veut donc être avant tout un « vecteur d’échanges » entre les services au sein des différents ministères, afin de partager les expériences et de faire bénéficier la communauté Chorus de pratiques éprouvées.

55Diapason s’est enrichi d’environ un millier de nouvelles publications durant l’année 2015.

La formation

56Au sein de Diapason, l’espace Formation demeure l’outil principal d’échange entre l’AIFE et les acteurs de la formation au sein des ministères.

57En 2015, un nouveau stage, « Présentation de Chorus pour le personnel d’encadrement », a été proposé. En outre, dans le cadre des tables rondes organisées avec les ministères, le stage « Restitutions » a été complètement remanié et sa durée allongée à 3 jours (il était initialement de 2 jours).

58Mais surtout, la montée de version SAP de Chorus a nécessité la mise à jour de pas moins de 216 manuels utilisateurs et de 179 supports d’animation.

59A contrario, cette montée de version a entraîné une baisse du nombre d’agents formés par l’AIFE en 2015. En effet, les ministères ont préféré attendre l’application des impacts de la montée de version sur la base école et la mise à jour des supports de formation. 575 agents ont tout de même été formés au cours de 65 sessions de formation. Par ailleurs, l’AIFE a fourni 426 jeux de données aux ministères afin qu’ils puissent dispenser des formations en interne.

60Le taux de satisfaction est sensiblement en hausse par rapport à 2014, avec un taux de 86,49 %. L’axe d’amélioration évoqué demeure la qualité des données de la base école.

61En matière de certification des formateurs ministériels, il a été constaté en 2015 une baisse du taux de réussite à la certification de niveau 1 et 2. Cette baisse a conduit l’AIFE à ouvrir un chantier de refonte du processus de certification (production des questions et modalités de passage). Le ministère de la Défense a été associé à la réalisation de ces travaux. Depuis son lancement en 2012, 168 formateurs ont candidaté à la certification, et 68 ont réussi l’épreuve.

La sécurité intégrée à tous les niveaux et à chaque étape

62La sécurité est présente à toutes les étapes du cycle de vie des applications du Système d’Information Chorus et à tous les niveaux au sein de l’AIFE, depuis l’écriture du cahier des charges (100 % des nouveaux projets ont intégré en 2015 la sécurité, dès la rédaction du cahier des charges) au sein duquel les exigences de sécurité sont formalisées grâce à un clausier générique, en passant par l’évaluation des candidatures en fonction de la pertinence de leurs réponses selon les critères établis pour la sécurité du système.

63La sécurité est également présente lors du processus d’accueil et de sensibilisation des équipes externes (prestataires) aux exigences de sécurité de l’AIFE en matière de comportement et d’usage des ressources mises à leur disposition, via les chartes et engagements de confidentialité qui doivent être obligatoirement signés.

64Tout au long des travaux de conception et de réalisation, de nombreux ateliers permettent de maintenir les niveaux d’exigence nécessaires au fonctionnement conforme aux référentiels des applications du Système d’Information Chorus, en intégrant constamment la composante sécurité.

65Durant les recettes des applications, l’intégration des équipes sécurité aux travaux permet la vérification de la bonne prise en compte des exigences de sécurité sur les applications livrées.

66Des audits de sécurité permettent par ailleurs de pousser les investigations le plus loin possible, afin d’obtenir une visibilité la plus précise possible de l’état de la sécurité du système d’information, avant toute nouvelle mise en production.

67Conformément à l’article 14 de l’Ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques, les Systèmes d’Information des autorités administratives doivent être mis en conformité au travers d’une homologation s’appuyant sur une analyse de risques formalisée pour l’ensemble des applicatifs du SI Chorus. L’autorité d’homologation est le Comité d’Orientation Stratégique (COS SIFE). Afin d’encadrer la démarche et de conseiller l’autorité d’homologation, la commission d’homologation est composée de l’AQSSI de l’AIFE, des membres du pôle SSI de l’AIFE, du chef de projet et des membres des équipes de sécurité des systèmes d’information des ministères « clients ». Ainsi, l’AIFE s’assure que la sécurité est prise en compte tout au long du cycle de vie des applications du Système d’Information Chorus.

68Cette année 2015 aura vu l’actualisation de l’homologation des applications Chorus Factures, PLACE et ORME ainsi que de Chorus Portail Pro (CPP V1).

La sensibilisation à la sécurité du système d’information

69Dans la continuité des efforts initiés les années précédentes, l’AIFE a poursuivi son objectif de sensibilisation de l’ensemble de ses agents à la sécurité. L’objectif fixé l’année précédente a quasiment été atteint, avec 95 % des personnels sensibilisés au moins une fois durant les trois dernières années. L’année 2015 s’est ainsi caractérisée par une très forte participation des personnels, fortement encouragés par la direction de l’agence à participer à ces séances de sensibilisation.

70La présentation commune de l’AIFE avec la Direction Générale de la Sécurité Intérieure (DGSI) des éléments fondateurs de la sécurité se poursuit à la satisfaction de tous. Illustrée par de nombreux exemples d’incidents de sécurité rencontrés dans le privé comme dans la sphère publique, cette présentation permet de percevoir les coûts supplémentaires que peut susciter une sécurité si elle est négligée.

71L’apprentissage des bons réflexes et une attitude vigilante de tous les instants ont permis, à n’en pas douter, d’instaurer une culture de la sécurité au sein de l’AIFE.

Chorus Déplacements Temporaires (Chorus DT)

72Chorus Déplacements Temporaires (dit « Chorus DT ») est l’application interministérielle de gestion des déplacements temporaires des agents de l’État ainsi que des intervenants ponctuels (invités, jury, etc.). Totalement intégré à Chorus et en « zéro papier », cet outil permet de créer les ordres de mission et les états de frais, d’acheter en ligne un titre de transport, et de soumettre une demande de déplacement temporaire à validation via un circuit électronique d’approbation.

73L’agent connaît ainsi, grâce à cet outil, dès la création de son Ordre de Mission, les indemnités qui lui seront versées. De son côté, le « valideur » est informé très en amont du coût complet prévisionnel de la mission. En retour de mission, dès validation, l’état de frais est transmis à Chorus pour paiement immédiat à l’agent.

74Cette solution Chorus DT apporte de nombreux avantages très concrets :

• la modernisation de la gestion des déplacements. Chaque ministère peut ainsi paramétrer dans Chorus DT les règles de sa politique de voyage, tout en gardant la visibilité sur ses réservations dérogatoires. Le Relevé d’OPérations (« ROP ») des factures est, quant à lui, intégré (contrôle des montants, paiement…) et totalement dématérialisé ;
• la maîtrise et la simplification des dépenses. Avec Chorus DT, les utilisateurs disposent d’un outil de pilotage fournissant des relevés précis sur les missions et leurs coûts associés. Les contrôles de régularité et de calcul des coûts, y compris les indemnités kilométriques, sont automatisés dans l’application. Les circuits de validation sont également intégrés et partagés par tous les acteurs et par voie de conséquence les délais de traitement des ordres de mission et des états de frais des agents sont réduits ;
• la rationalisation du parc applicatif. L’adoption progressive de Chorus DT permet de remplacer les applications ministérielles redondantes et ainsi de diminuer les coûts de fonctionnement du parc applicatif de l’État dans son ensemble.

10 ministères ou grandes directions déployés à ce jour

75Déployé fin 2012 au sein de deux ministères pilotes, ce sont fin 2015, à l’issue de trois années de projets, 10 ministères ou grandes directions qui ont choisi Chorus DT pour assurer la gestion des déplacements professionnels de leurs agents.

76L’ouverture de Chorus DT auprès de tous les agents du ministère de l’Éducation Nationale, de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche (MENESR) a fortement marqué le début de l’année 2015. Puis en avril, le raccordement des applications métier de gestion des jurys d’examen et des formations a permis à ce ministère d’abandonner définitivement son ancienne solution. L’intégralité des frais de mission du MENESR est désormais consolidée dans Chorus DT, soit plus de 1 million de demandes de remboursement chaque année.

77En plus du MENESR, les ministères financiers, le ministère de la Justice et les ministères sociaux ont également basculé dans Chorus DT en 2015, renforçant la position de l’offre AIFE au sein de la communauté interministérielle. Enfin, 2015 a vu le lancement de 3 nouveaux projets de déploiement de la solution Chorus DT qui devraient marquer en 2016 la fin du déploiement de cet outil : le ministère de l’Environnement, de l’Énergie et de la Mer (MEEM), l’INSEE, et le ministère de la Défense (MINDEF) pour expérimentation.

78Fin 2015, Chorus DT compte 160 000 utilisateurs réguliers, soit une augmentation de 170 % du nombre de missionnés en une seule année. 750 000 missions ont été gérées par Chorus DT en 2015.

Chorus DT au service de la performance achat

79En 2015, les utilisateurs de Chorus DT ont progressivement adopté le réflexe « achat en ligne ». C’est maintenant 80 % de la billetterie sur des trajets simples qui est faite directement sur l’outil de réservation en ligne, à la création de l’ordre de mission par le missionné ou par un service spécialisé. Cette simplification de l’acte d’achat promue par la Direction des Achats de l’État (DAE) et par l’AIFE s’inscrit dans la stratégie d’achat arrêtée par la DAE en octobre 2014. Elle s’est imposée dans le cadre du renouvellement du marché interministériel « agence de voyages » impactant 6 ministères, dont 2 dès novembre 2015 (services du Premier ministre / directions départementales interministérielles, ministères sociaux).

Chorus DT en amélioration continue

80Dès 2014, l’AIFE avait promu la mise en place d’un partage d’expérience et de capitalisation des travaux entre les ministères. Cette démarche s’est poursuivie en 2015 et permet de diffuser les bonnes pratiques (gestion de la facturation, stratégies de formation, etc.) afin de faciliter la finalisation du déploiement et l’appropriation de l’outil par un nombre d’utilisateurs croissant.

81Elle va se poursuivre sur 2016 et continuera à s’appuyer sur la dynamique interministérielle au travers des forums et des espaces dédiés sur l’extranet Diapason.

Chorus Portail Pro pour les frais de justice

82Chorus Portail Pro permet aux prestataires de justice (médecins, interprètes, laboratoires…) de déposer leurs mémoires de frais de justice, et d’en suivre le traitement 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Il est indiscutablement un moyen de fluidifier la relation entre le prestataire de justice et les cours d’appel.

83Mis en service le 23 avril 2014 pour trois cours d’appel pilotes (Colmar, Metz et Rennes) Chorus Portail Pro a été généralisé en 2015 au travers de 3 vagues successives.

84Une première vague, menée le 8 janvier 2015, a concerné 13 cours d’appel, à savoir Agen, Amiens, Bastia, Besançon, Douai, Montpellier, Nancy, Nîmes, Paris (Tribunaux de grande instance d’Auxerre, Sens, et Créteil), Poitiers, Rouen, Toulouse et Versailles.

85Une deuxième vague de déploiement constituée de 14 cours d’appel s’est déroulée en juin 2015 pour les cours d’appel de Bordeaux, Bourges, Cayenne, Chambéry, Dijon, Grenoble, Limoges, Lyon, Orléans, Paris (Tribunaux de grande instance de Fontainebleau, Meaux et Melun) Pau, Reims, Riom et Saint-Denis.

86Enfin, une troisième vague constituée de 8 cours d’appel a eu lieu en octobre 2015 et concernait les cours d’appel d’Aix-en-Provence, Angers, Basse-Terre, Caen, Fort-de-France, Papeete, Paris (Tribunaux de grande instance de Bobigny, Évry, et Paris), Nouméa, et le Tribunal supérieur d’appel de Saint-Pierre et Miquelon.

87Chorus Portail Pro compte à fin 2015 plus de 44 300 comptes prestataires créés, et plus de 620 000 mémoires saisis ont été reçus par les services centralisateurs des juridictions concernées.

88Il ressort de ce déploiement un bilan positif, tant du point de vue des prestataires que du point de vue des agents des services centralisateurs, des pôles Chorus, et des comptables assignataires, répondant ainsi aux objectifs initiaux poursuivis, à savoir :

• la mise à disposition d’un portail ergonomique simple et attractif favorisant l’adhésion des prestataires au circuit dématérialisé ;
• la traçabilité de la dépense en frais de justice et le suivi des principaux postes de dépense de frais de justice notamment par type de prestations ;
• et enfin la fluidification des échanges entre les différents acteurs, au travers d’une chaîne de traitement « unifiée » (prestataires, agents des services centralisateurs, agents des pôles Chorus, etc.), permettant d’éviter les ressaisies d’informations dans de multiples outils.

89Les principaux atouts du portail pour les prestataires sont :

• une accessibilité 24h/24 et 7j/7 ;
• une ergonomie appréciée des utilisateurs : présentation des pages d’accueil en mode connecté et déconnecté selon des blocs thématiques (Actualités, Mon suivi…) ;
• des modalités simples de création de comptes fournisseurs/utilisateurs : possibilité de créer plusieurs comptes utilisateurs rattachés à un seul compte fournisseur pour les prestataires concernés ;
• la mise à disposition d’un tableau de bord permettant au prestataire de suivre le statut de son mémoire, accompagné de la certitude que le mémoire est parvenu au service centralisateur ;
• et une aide en ligne simple et intuitive (accessibilité à tout moment en mode connecté).

90Enfin, les avantages selon le point de vue des agents du ministère de la Justice sont :

• une contextualisation optimisée pour limiter au maximum le nombre de champs à saisir par l’agent ;
• la recherche de tout type de mémoires en fonction du statut ;
• la visualisation de l’information portée par les mémoires à la maille du poste (informations d’imputation notamment) ;
• le suivi des dépenses par type de prestation ;
• la possibilité de recherche des mémoires par rapport à un tiers ;
• et la mise à disposition de tableaux de bord contribuant au pilotage de l’activité.

DémaTIC

91Les demandes de remboursement (remboursement partiel de la Taxe Intérieure de Consommation sur les produits énergétiques – TIC, et de la Taxe Intérieure de Consommation sur le Gaz Naturel – TICGN) émises par les exploitants agricoles représentent environ 200 000 dossiers par an. Ces demandes sont adressées aux services de la DGFiP territorialement compétents, sous forme d’un formulaire papier, qui fait l’objet ensuite d’une ressaisie manuelle par les services de l’État. Une procédure de contrôle fait intervenir les Directions Départementales du Territoire (DDT) avant la mise en paiement. Les échanges entre les différents services pour traiter ces deux taxes ne sont actuellement pas informatisés.

92Une étude d’opportunité menée par l’AIFE a conduit à proposer la mise en œuvre d’une solution de type portail Internet, sur le modèle de ce qui avait été déjà mis en œuvre avec Chorus Portail Pro, pour les frais de justice. La solution envisagée s’appuie sur un certain nombre de principes et d’objectifs :

• la saisie des demandes de remboursement par les exploitants agricoles directement sur le portail Internet ;
• l’allégement des pièces justificatives demandées aux agriculteurs ;
• la dématérialisation de la totalité des pièces justificatives ;
• la transmission informatisée des dossiers de demande entre les services de l’État ;
• la simplification du circuit global de traitement des dossiers ;
• et enfin le suivi d’avancement du traitement des demandes depuis le portail Internet, accessible directement et gratuitement par chacun des demandeurs.

93Ce service, baptisé « DémaTIC », a été ouvert le 1^er juin 2015, à 7 départements pilotes : la Marne, le Nord, le Pas-de-Calais, la Sarthe, la Seine Maritime, la Seine et Marne, et le Val d’Oise, soit un total d’un peu plus de 19 500 bénéficiaires.

94Après six mois seulement de mise en œuvre, c’est déjà plus de 10 000 demandes de remboursement qui ont été traitées et donc payées pour la campagne 2015 via ce portail DémaTIC.

95La généralisation de ce dispositif est prévue en 2 vagues et se déroulera sur les années 2016 et 2017. Une extension du périmètre pilote sera tout d’abord menée en 2016 pour 12 départements, puis 2017 verra la généralisation de DémaTIC à l’ensemble du territoire.

Chorus DILA

97Le projet d’intégration des fonctions comptables et budgétaires de la Direction de l’Information Légale et Administrative (DILA) dans Chorus a été lancé en août 2015.

98La DILA est une direction issue de la fusion en 2008 de la Direction des Journaux Officiels (DJO) et de la Documentation Française (DF), rattachée aux Services du Premier Ministre (SPM). Elle exerce des métiers d’éditeur, d’imprimeur et de diffuseur de contenus, à la fois dans le cadre de missions de service public et dans un cadre concurrentiel (Journal Officiel, BODACC…).

99Sur les plans comptable et budgétaire, la DILA constitue un Budget Annexe Publications Officielles et Information Administrative (BAPOIA), dont le budget des dépenses est analogue à celui des ministères. En revanche, celui des recettes est alimenté par des paiements divers : annonces civiles et commerciales, vente de services et de livres, etc.

100Initialement, la DILA effectuait sa gestion comptable et budgétaire dans sa propre solution, avec des interfaces alimentant la comptabilité de l’État tenue dans Chorus. La DILA a ensuite mené une réflexion pour faire évoluer et rationaliser l’ensemble de son système d’information, à la fois sur le volet financier et sur le volet métier (gestion des ventes, des stocks…). In fine, le scénario d’intégration du volet financier de la DILA dans Chorus a été retenu. Ce dernier présente en effet un certain nombre d’avantages indéniables :

• disponibilité d’une solution existante et éprouvée permettant de limiter les développements spécifiques ;
• solution conforme aux exigences réglementaires s’imposant aux services de l’État dans les processus budgétaire, comptable et de dépense ;
• expertise et capacité reconnue de maîtrise des projets de l’AIFE ;
• possibilité pour la DILA de concentrer la mobilisation de ses ressources internes sur les aspects métier.

101Le périmètre fonctionnel identifié lors de la phase de cadrage menée par l’AIFE lors du 4^e trimestre 2015 est le suivant :

• Fonctions Chorus qui seront exploitées par la DILA :
  • élaboration et mise à disposition des ressources, et comptabilité budgétaire ;
  • engagement et exécution de la dépense ;
  • comptabilité générale ;
  • comptabilité auxiliaire fournisseurs ;
• Données à interfacer avec Chorus :
  • intégration des écritures de la paie (qui sera toujours gérée dans l’application de la DILA) ;
  • intégration des recettes non fiscales (comptabilité auxiliaire toujours gérée dans l’application de la DILA).

102L’intégration de la DILA dans Chorus permettra également d’introduire de nouvelles fonctionnalités telles que la déclaration et le paiement de la TVA, ainsi que le coefficient de déduction (prorata de TVA).

103L’année 2016 sera consacrée à la réalisation de ces travaux initiés en 2015. Elle sera suivie d’une phase de recette, d’abord effectuée par l’AIFE au 4^e trimestre 2016, puis début 2017 avec la DILA, la DGFiP et la Direction du Budget.

104Fin 2017 sera consacrée à la préparation du démarrage (reprise des données, formation, déploiement) de l’activité DILA dans Chorus.

105Le démarrage de cette nouvelle application Chorus DILA est, quant à lui, prévu au 1^er janvier 2018.

Chorus Comptabilité Analytique (Chorus CAN)

106Depuis décembre 2011, l’AIFE a mené avec les ministères des réflexions relatives à la mise en œuvre de la comptabilité analytique des services de l’État dans Chorus. En 2015, le ministère de la Défense a confirmé sa volonté de mettre en œuvre trois modèles analytiques, à raison d’un modèle par an, en commençant dès l’année 2016 par le modèle du maintien en condition opérationnelle des matériels terrestres de la SIMMT (Structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels terrestres).

107La comptabilité analytique, outillée et intégrée au SI Chorus, vise à mettre à disposition un outil de comptabilité analytique pour les services de l’État, reposant sur un socle commun Chorus comprenant les données et les référentiels comptables.

108Les enjeux du projet sont de plusieurs natures :

• répondre aux exigences réglementaires et aux besoins de maîtrise des coûts, avec une volonté d’améliorer le pilotage de la performance ;
• apporter une vision rétrospective des coûts. La comptabilité analytique doit apporter une meilleure connaissance des coûts réalisés et de leur composition, et ainsi contribuer au renforcement du suivi et du pilotage des activités, à la constitution de visions consolidées, aux comparaisons internes ou externes, à la justification de l’utilisation des crédits, ainsi qu’à la meilleure valorisation des immobilisations ;
• contribuer à une approche prospective. Cette meilleure connaissance des coûts réalisés et de leur composition pourra également être exploitée pour valoriser des prévisions ou différents scénarios, renforçant ainsi la dimension économique dans l’exercice de la programmation et de la construction du budget ainsi que dans la prise de décision. Elle permettra, par exemple, de mesurer l’efficacité économique des services de soutien ou de mieux élaborer le coût global des projets d’investissement.

109Pour la SIMMT, le projet de comptabilité analytique permettra ainsi dès la fin de l’année 2016 d’analyser le coût complet de l’activité de MCO par type de matériel, et par famille de matériels.

110À l’issue de ce premier modèle, un retour d’expérience sur cette démarche innovante sera fait au profit de la communauté interministérielle afin qu’elle s’en inspire pour d’autres entités.

Chorus Contrats Immobiliers (Chorus CI)

111Afin de mieux répondre aux besoins et aux enjeux de la politique immobilière de l’État, l’AIFE, France Domaine et les ministères ont mené conjointement des travaux d’instruction en matière de gestion des contrats immobiliers de l’État (environ 300 000 contrats en cours). À l’issue d’une phase de formalisation et d’analyse des solutions du marché, le projet Chorus Contrats Immobiliers (Chorus CI) a été officiellement lancé à la fin de l’année 2015.

112La future solution sera fondée sur un progiciel immobilier métier et sera intégrée au Système d’Information Chorus. Elle permettra l’élaboration et le suivi des contrats régissant l’occupation du parc domanial (par des services de l’État – « conventions d’utilisation » ou par des tiers – « titres d’occupation »), ainsi que des contrats dits de « prise à bail », correspondant à l’occupation par les services de l’État de biens détenus par des tiers.

113La solution permettra également une prise en charge et un recouvrement optimisés des recettes non fiscales liées aux titres d’occupation (redevances domaniales), par une intégration forte avec Chorus Cœur.

114Enfin, la solution comportera une fonctionnalité de suivi de l’occupation et de la vacance du parc.

115Chorus CI a vocation à être utilisé à la fois par les représentants de l’État propriétaire (service France Domaine de la DGFiP, préfectures) et par les ministères occupants (acteurs de l’immobilier en administration centrale et déconcentrée).

116Des gains d’efficience importants sont attendus de cette solution, par la dématérialisation des procédures entre l’État propriétaire et les ministères occupants.

117Par ailleurs, Chorus CI permettra de contribuer aux objectifs métiers stratégiques, dans le cadre de la politique immobilière de l’État :

• la généralisation à l’ensemble du territoire d’une démarche efficace de renégociation des baux de l’État ;
• le parachèvement du dispositif des conventions d’utilisation ;
• la rationalisation de l’utilisation du parc immobilier ;
• et l’optimisation du circuit et des modalités de recouvrement des redevances domaniales.

118Les travaux de mise en œuvre de ce projet Chorus CI vont se poursuivre en 2016 jusqu’au début de l’année 2017, avec un déploiement par vagues qui se déroulera tout au long de l’année 2017.

Chorus ODA

119Les travaux de mise en œuvre de l’Outil Décisionnel Achats nommé « Chorus ODA » se sont poursuivis en 2015.

120L’État a pour objectif, avec ce projet, d’améliorer l’efficience de ses achats. Il s’agit de veiller à ce que ceux-ci soient effectués dans les conditions économiquement les plus avantageuses, qu’ils respectent les objectifs de développement durable et de développement social, et qu’ils soient réalisés dans des conditions favorisant le plus large accès des Petites et Moyennes Entreprises à la commande publique.

121Pour atteindre ce but, les acheteurs doivent élaborer une stratégie d’achats en fonction de la politique publique et des impératifs budgétaires. Pour ce faire, il leur faut disposer des éléments de décision permettant d’identifier les leviers de rationalisation et d’optimisation des achats et de l’approvisionnement.

122C’est l’objectif de l’outil Chorus ODA, qui vise ainsi à favoriser une fonction Achats plus performante.

123Chorus ODA est donc destiné aux utilisateurs chargés de la stratégie d’achats. Il permet d’interroger de manière agrégée et détaillée les données d’exécution de la dépense (filtrées sur le périmètre des achats). Les données proviennent pour l’essentiel de Chorus Cœur (les Demandes de Paiement correspondant aux factures, et les Engagements Juridiques correspondant aux contrats). De nombreux axes (segment d’achat, fournisseur…) et indicateurs (en montants et nombre d’actes) sont disponibles. Des rapports modèles sont mis à disposition en interministériel. Les utilisateurs peuvent ainsi construire leurs propres rapports et les partager.

124Mi 2015, Chorus ODA a été déployé en mode « Démonstrateur productif » auprès d’une cinquantaine d’utilisateurs des 3 entités pilotes : la Direction des Achats de l’État (DAE), le ministère de la Défense et le ministère de l’Environnement, de l’énergie et de la Mer. Ont ensuite été formés environ 180 utilisateurs supplémentaires à l’automne 2015, permettant, à cette occasion, à la quasi-totalité des ministères, d’expérimenter la solution.

125Des groupes de travail et des comités de pilotage sont organisés régulièrement avec les référents de la DAE et des ministères, afin d’alimenter la doctrine d’emploi de l’outil dans le cadre de la stratégie d’achats. Le retour d’expérience de cette première phase est prévu en 2016.